Ghid pentru implementarea ISO 20400 Achizitii sustenabile

Achizitiile sustenabile urmaresc ca deciziile de cumparare sa tina cont nu numai de pret, calitate si termen de livrare, ci si de efectele economice, sociale si de mediu generate pe intregul ciclu de viata al produselor, serviciilor sau lucrarilor achizitionate.

ISO 20400 – Achizitii sustenabile – Linii directoare ofera organizatiilor un cadru pentru integrarea principiilor de sustenabilitate in procesele de achizitii. Standardul se adreseaza organizatiilor indiferent de domeniul de activitate sau dimensiune si poate fi aplicat atat in sectorul privat, cat si in sectorul public.

Standardul international ISO 20400:2017 Achizitii sustenabile — Linii directoare (Editia 1, 2017) a fost revizuit si confirmat ultima data in 2023. Prin urmare, aceasta versiune ramane actuala.

ISO 20400:2017 ofera indrumari organizatiilor, indiferent de activitatea sau dimensiunea acestora, cu privire la integrarea sustenabilitatii in procesul de achizitii, asa cum este descris in ISO 26000. Este destinat partilor interesate implicate in deciziile si procesele de achizitii sau afectate de acestea.

ISO 20400 este un standard de orientare. Prin urmare, implementarea sa nu presupune obtinerea unei certificari ISO 20400, ci dezvoltarea si integrarea unor principii, procese, responsabilitati si criterii de achizitii sustenabile in sistemul de management al organizatiei.

Ce inseamna achizitia sustenabila

O achizitie sustenabila este o achizitie in care organizatia analizeaza, in masura in care acestea sunt relevante si proportionale:

impactul asupra mediului;
conditiile de munca si drepturile angajatilor;
respectarea drepturilor omului;
practicile etice si integritatea furnizorilor;
impactul economic;
costul total pe ciclul de viata;
utilizarea resurselor;
consumul de energie;
generarea de deseuri;
emisiile;
riscurile din lantul de aprovizionare;
capacitatea furnizorului de a respecta cerintele organizatiei.

Astfel, intrebarea nu mai este doar:

„Cat costa produsul?”

ci devine:

„Care este valoarea totala si care sunt efectele acestei achizitii pe intreaga durata de viata?”

Obiectivele implementarii

Implementarea unei abordari conforme cu principiile ISO 20400 poate urmari urmatoarele obiective:

Reducerea impactului negativ asupra mediului.
Reducerea consumului de resurse naturale.
Reducerea cantitatii de deseuri.
Reducerea emisiilor de gaze cu efect de sera.
Promovarea furnizorilor responsabili.
Imbunatatirea conditiilor sociale din lantul de aprovizionare.
Reducerea riscurilor asociate furnizorilor.
Cresterea transparentei procesului de achizitii.
Integrarea principiilor etice in relatia cu furnizorii.
Reducerea costurilor pe ciclul de viata.
Crearea unei valori sustenabile pe termen lung.
Alinierea achizitiilor cu obiectivele generale de sustenabilitate ale organizatiei.

Principiul de baza: sustenabilitatea trebuie integrata in achizitii

Una dintre cele mai importante idei este ca achizitia sustenabila nu trebuie tratata ca o activitate separata.

Departamentul de achizitii nu poate implementa singur sustenabilitatea.

Este necesara colaborarea dintre:

• management;
• achizitii;
  financiar;
• juridic;
• managementul riscurilor;
• calitate;
• mediu;
• resurse umane;
• productie sau operatiuni;
• logistica;
• IT;
• responsabilitatea sociala / ESG, acolo unde exista;
• utilizatorii interni ai produselor sau serviciilor achizitionate.

Prin urmare, primul pas este stabilirea unei responsabilitati clare la nivel organizational.

Etapa 1 – Stabilirea angajamentului managementului

Implementarea trebuie sa inceapa printr-o decizie a conducerii organizatiei.

Managementul trebuie sa stabileasca faptul ca achizitiile vor contribui la obiectivele economice, sociale si de mediu ale organizatiei.

Este recomandata elaborarea unei Politici de achizitii sustenabile.

Politica poate include:

angajamentul organizatiei fata de achizitiile sustenabile;
principiile aplicabile furnizorilor;
responsabilitatile interne;
domeniul de aplicare;
criteriile generale de sustenabilitate;
principiile de integritate si etica;
respectarea legislatiei;
monitorizarea performantei;
imbunatatirea continua.

Politica trebuie comunicata persoanelor implicate in achizitii si, dupa caz, furnizorilor si altor parti interesate.

Etapa 2 – Analiza situatiei existente

Inainte de introducerea unor cerinte noi, organizatia trebuie sa inteleaga modul in care functioneaza in prezent procesul de achizitii.

Se poate realiza o analiza initiala care sa raspunda la intrebari precum:

Cum sunt selectati furnizorii?
Ce criterii sunt utilizate in prezent?
Se evalueaza furnizorii din punct de vedere al mediului?
Sunt analizate conditiile sociale din lantul de aprovizionare?
Exista cerinte privind etica si integritatea?
Sunt evaluate riscurile furnizorilor?
Se analizeaza costul total al achizitiei?
Sunt urmarite performantele furnizorilor dupa contractare?
Exista indicatori de sustenabilitate?
Sunt documentate criteriile de selectie?
Exista categorii de achizitii cu impact ridicat?

Rezultatul acestei analize trebuie sa evidentieze diferenta dintre situatia actuala si nivelul dorit.

Etapa 3 – Identificarea categoriilor de achizitii cu impact ridicat

Nu toate achizitiile au aceeasi importanta din perspectiva sustenabilitatii.

Organizatia trebuie sa stabileasca prioritatile.

Pot fi analizate, de exemplu:

energie;
combustibili;
transport;
flote auto;
echipamente IT;
mobilier;
materiale de constructii;
ambalaje;
produse chimice;
echipamente industriale;
servicii de curatenie;
servicii de catering;
servicii externalizate;
materii prime;
servicii logistice.

Pentru fiecare categorie se poate realiza o evaluare a riscului si impactului.

Un model simplu poate utiliza o scala de la 1 la 5 pentru:

Criteriu	Scor 1	Scor 5

Impact asupra mediului

Foarte redus

Foarte ridicat

Impact social

Foarte redus

Foarte ridicat

Risc în lanțul de aprovizionare

Foarte redus

Foarte ridicat

Valoare financiară

Foarte redusă

Foarte ridicată

Complexitatea lanțului

Redusă

Foarte ridicată

Categoriile cu scoruri ridicate devin prioritare pentru implementarea criteriilor de achizitii sustenabile.

Etapa 4 – Identificarea partilor interesate

Achizitiile pot afecta numeroase parti interesate.

Acestea pot include:

angajatii organizatiei;
clientii;
furnizorii;
subcontractorii;
comunitatile locale;
autoritatile;
actionarii;
consumatorii;
organizatiile neguvernamentale;
partenerii de afaceri.

Organizatia trebuie sa determine ce asteptari relevante exista din partea acestor grupuri.

De exemplu, clientii pot solicita produse cu impact redus asupra mediului, in timp ce angajatii pot solicita conditii sociale si de munca adecvate in lantul de aprovizionare.

Etapa 5 – Stabilirea criteriilor de sustenabilitate

Dupa identificarea prioritatilor, organizatia trebuie sa stabileasca cerintele aplicabile fiecarei categorii de achizitie.

Criteriile pot fi grupate in trei mari categorii.

1. Criterii de mediu

Pot include:

eficienta energetica;
consum redus de resurse;
utilizarea materialelor reciclate;
posibilitatea reciclarii;
reducerea ambalajelor;
reducerea emisiilor;
reducerea consumului de apa;
prevenirea poluarii;
utilizarea responsabila a materiilor prime;
durabilitatea produsului;
reparabilitatea;
reutilizarea;
reciclarea la sfarsitul ciclului de viata.

2. Criterii sociale

Pot include:

respectarea drepturilor omului;
conditii de munca adecvate;
sanatatea si securitatea in munca;
nediscriminarea;
interzicerea muncii fortate;
prevenirea muncii copiilor;
respectarea drepturilor lucratorilor;
practici sociale responsabile;
impactul asupra comunitatilor.

3. Criterii economice si de guvernanta

Pot include:

costul total de achizitie;
costul ciclului de viata;
continuitatea aprovizionarii;
stabilitatea furnizorului;
managementul riscurilor;
integritatea;
prevenirea coruptiei;
transparenta;
respectarea cerintelor contractuale;
trasabilitatea.

Etapa 6 – Integrarea sustenabilitatii in specificatiile de achizitie

Cerintele de sustenabilitate trebuie introduse inca din etapa in care este definita necesitatea.

In loc sa se formuleze doar:

„Achizitie de echipament cu pret minim.”

organizatia poate defini cerinte precum:

eficienta energetica minima;
durata minima de utilizare;
posibilitate de reparare;
disponibilitatea pieselor de schimb;
cerinte privind ambalajele;
cerinte privind reciclarea;
documente privind originea materialelor;
cerinte privind conditiile de munca din lantul de aprovizionare.

Cerintele trebuie sa fie clare, verificabile si proportionale cu obiectul achizitiei.

Etapa 7 – Evaluarea furnizorilor

Furnizorii reprezinta o componenta esentiala a achizitiilor sustenabile.

Organizatia poate introduce un proces de evaluare care sa includa:

Date generale
identificarea furnizorului;
domeniul de activitate;
locatiile relevante;
structura lantului de aprovizionare;
subcontractori importanti.
Aspecte de mediu
politici de mediu;
consumuri;
emisii;
gestionarea deseurilor;
utilizarea substantelor;
certificari sau alte dovezi relevante.
Aspecte sociale
politici privind drepturile lucratorilor;
sanatate si securitate;
conditii de munca;
prevenirea discriminarii;
mecanisme de reclamatii.
Etica si integritate
politica anticoruptie;
conflicte de interese;
mecanisme de raportare;
transparenta;
conformarea cu legislatia aplicabila.

Chestionarul pentru furnizori

Organizatia poate dezvolta un chestionar standard.

Exemple de intrebari:

Aveti o politica privind sustenabilitatea?
Aveti obiective de reducere a impactului asupra mediului?
Monitorizati consumurile de energie?
Monitorizati emisiile?
Aveti un sistem pentru gestionarea deseurilor?
Sunt respectate cerintele privind sanatatea si securitatea in munca?
Aveti politici privind drepturile omului?
Aveti masuri impotriva muncii fortate si a muncii copiilor?
Aveti un cod de conduita pentru furnizori?
Monitorizati subcontractorii?
Aveti mecanisme de raportare a practicilor neetice?
Puteti furniza dovezi pentru informatiile declarate?

Este important ca raspunsurile furnizorilor sa poata fi verificate.

Etapa 8 – Stabilirea metodei de evaluare

Criteriile trebuie transformate intr-o metoda de evaluare obiectiva.

Un exemplu simplificat:

Criteriu	Pondere

Preț / cost total

30%

Calitate și performanță

25%

Mediu

20%

Aspecte sociale

10%

Etică și integritate

10%

Riscuri și continuitate

5%

Ponderile trebuie adaptate fiecarei categorii de achizitie.

Pentru o achizitie de energie, criteriile de mediu pot avea o pondere mai mare.

Pentru servicii cu utilizare intensiva a fortei de munca, criteriile sociale pot fi mai importante.

Etapa 9 – Utilizarea costului ciclului de viata

Pretul de cumparare nu reprezinta intotdeauna costul real.

Pentru anumite achizitii trebuie analizate:

Costul total = achizitie + transport + instalare + utilizare + mentenanta + consumuri + reparatii + eliminare

De exemplu, un echipament mai scump la achizitie poate fi mai avantajos daca:

consuma mai putina energie;
necesita mai putina mentenanta;
are o durata de viata mai mare;
poate fi reparat;
poate fi reutilizat;
genereaza costuri mai mici la sfarsitul vietii.

Prin urmare, decizia trebuie sa ia in calcul valoarea totala, nu doar pretul initial.

Etapa 10 – Integrarea criteriilor in selectia furnizorilor

Procesul de selectie poate include urmatoarele etape:

Necesitate → Analiza pietei → Definirea criteriilor → Solicitarea ofertelor → Evaluarea → Selectarea furnizorului → Contractare → Monitorizare

Criteriile de sustenabilitate trebuie introduse in punctele relevante ale procesului.

Astfel, sustenabilitatea nu devine un criteriu adaugat la final, ci o componenta a procesului de achizitie inca de la inceput.

Etapa 11 – Cerinte contractuale

Cerintele de sustenabilitate trebuie, acolo unde este relevant, introduse in contract.

Contractul poate prevedea:

obligatii de raportare;
indicatori de performanta;
cerinte de mediu;
cerinte sociale;
obligatii privind subcontractorii;
drepturi de audit;
furnizarea de documente justificative;
actiuni corective;
termene de remediere;
conditii privind neconformitatile.

In acest fel, criteriile utilizate in selectie continua sa fie aplicabile si dupa semnarea contractului.

Etapa 12 – Monitorizarea furnizorilor

Selectarea furnizorului nu reprezinta finalul procesului.

Performanta trebuie monitorizata pe durata contractului.

Indicatorii pot include:

respectarea cerintelor de mediu;
consumuri;
emisii;
deseuri;
incidente de sanatate si securitate;
reclamatii;
intarzieri;
neconformitati;
incalcari contractuale;
incidente etice;
performanta subcontractorilor.

Frecventa monitorizarii trebuie stabilita in functie de nivelul de risc.

Etapa 13 – Auditarea furnizorilor

Pentru furnizorii cu risc ridicat, organizatia poate introduce evaluari sau audituri.

Auditul poate verifica:

documentele;
procesele;
conditiile de munca;
practicile de mediu;
trasabilitatea;
respectarea cerintelor contractuale;
subcontractarea;
masurile de prevenire a neconformitatilor.

Auditul trebuie sa fie proportional cu riscul si importanta furnizorului.

Etapa 14 – Gestionarea neconformitatilor

Atunci cand un furnizor nu respecta cerintele, organizatia trebuie sa stabileasca un proces clar.

Acesta poate include:

identificarea neconformitatii;
inregistrarea acesteia;
analiza cauzei;
stabilirea actiunilor corective;
stabilirea termenului;
verificarea implementarii;
reevaluarea riscului;
escaladarea situatiei, daca este necesar.

In functie de gravitate, pot fi aplicate masuri precum:

plan de imbunatatire;
monitorizare suplimentara;
suspendarea furnizorului;
reevaluare;
incetarea relatiei contractuale.

Etapa 15 – Formarea personalului

Implementarea nu poate fi eficienta fara instruirea persoanelor implicate.

Personalul din achizitii trebuie sa inteleaga:

principiile achizitiilor sustenabile;
criteriile de mediu;
criteriile sociale;
evaluarea furnizorilor;
evaluarea riscurilor;
costul ciclului de viata;
verificarea dovezilor;
evaluarea ofertelor;
monitorizarea contractelor.

Instruirea trebuie extinsa, dupa caz, si catre persoanele care definesc necesitatile tehnice si cele care aproba achizitiile.

Etapa 16 – Indicatori de performanta

Pentru a demonstra progresul, organizatia trebuie sa stabileasca indicatori.

Exemple:

Indicatori cantitativi
procentul achizitiilor evaluate pe criterii de sustenabilitate;
procentul furnizorilor evaluati;
procentul furnizorilor cu risc ridicat auditati;
procentul contractelor care contin criterii de sustenabilitate;
procentul achizitiilor bazate pe costul ciclului de viata;
reducerea consumului de energie;
reducerea cantitatii de deseuri;
reducerea emisiilor asociate achizitiilor.
Indicatori calitativi
nivelul de maturitate al procesului;
calitatea datelor furnizorilor;
nivelul de instruire;
gradul de integrare intre departamente;
eficienta actiunilor corective.

Exemplu practic – achizitia unui echipament

Sa presupunem ca organizatia trebuie sa cumpere 100 de echipamente.

Abordarea traditionala poate fi:

Criteriu principal: pretul cel mai mic.

Abordarea sustenabila poate analiza:

pretul de achizitie;
consumul de energie;
durata de viata;
costurile de mentenanta;
disponibilitatea pieselor;
reparabilitatea;
materialele utilizate;
ambalajele;
posibilitatea reciclarii;
conditiile sociale din lantul de furnizare;
garantia;
transportul;
performanta furnizorului.

Rezultatul poate fi selectarea unei solutii care are un pret initial mai mare, dar un cost total mai mic si un impact redus pe durata de utilizare.

 Documentele necesare pentru implementare

O organizatie poate construi un sistem simplu de documentatie, format din:

Politica de achizitii sustenabile.
Procedura de achizitii sustenabile.
Matricea de identificare si evaluare a riscurilor.
Lista categoriilor de achizitii prioritare.
Chestionarul de evaluare a furnizorilor.
Codul de conduita pentru furnizori.
Criteriile de evaluare a ofertelor.
Modelul de evaluare a furnizorilor.
Lista indicatorilor de performanta.
Modelul de raportare.
Procedura de audit al furnizorilor.
Procedura de gestionare a neconformitatilor.
Planul de instruire.
Registrul furnizorilor.
Registrul evaluarilor si auditurilor.

Matrice simpla de implementare

Etapă	Activitate	Responsabil	Rezultat
1	Angajamentul managementului	Management	Politică
2	Analiza situației actuale	Achiziții	Analiză inițială
3	Identificarea riscurilor	Achiziții + departamente	Matrice de risc
4	Stabilirea priorităților	Management	Categorii prioritare
5	Stabilirea criteriilor	Achiziții + specialiști	Criterii
6	Evaluarea furnizorilor	Achiziții	Scor furnizor
7	Introducerea cerințelor în contracte	Juridic + Achiziții	Contract
8	Monitorizarea performanței	Achiziții	KPI
9	Audit / verificare	Funcție competentă	Raport
10	Îmbunătățire	Management	Plan de acțiuni

Plan de implementare in 12 luni

Luna 1–2: Pregatire

desemnarea responsabililor;
obtinerea angajamentului managementului;
analiza proceselor existente;
identificarea partilor interesate;
identificarea cerintelor relevante.

Luna 3–4: Evaluarea riscurilor

cartografierea categoriilor de achizitii;
evaluarea impactului;
clasificarea furnizorilor;
identificarea categoriilor prioritare.

Luna 5–6: Dezvoltarea sistemului

elaborarea politicii;
elaborarea procedurii;
definirea criteriilor;
elaborarea chestionarelor;
definirea indicatorilor.

Luna 7–9: Implementarea pilot

selectarea catorva categorii prioritare;
aplicarea criteriilor;
evaluarea furnizorilor;
introducerea cerintelor in documentatiile de achizitie;
monitorizarea rezultatelor.

Luna 10–11: Extindere

analiza rezultatelor pilot;
corectarea proceselor;
extinderea criteriilor;
instruirea personalului;
integrarea cerintelor in procesele standard.

Luna 12: Evaluare

analiza indicatorilor;
evaluarea furnizorilor;
identificarea neconformitatilor;
stabilirea obiectivelor pentru anul urmator;
raportarea catre management.

Lista de verificare pentru implementare

Organizatia poate utiliza urmatoarea lista:

Management

Exista angajamentul managementului.

Exista o politica de achizitii sustenabile.

Sunt definite responsabilitatile.

Sunt stabilite obiective.

Proces

Sunt identificate categoriile de achizitii.

Sunt evaluate riscurile.

Sunt stabilite prioritatile.

Sunt definite criteriile de sustenabilitate.

Criteriile sunt integrate in procesul de achizitie.

Furnizori

Furnizorii sunt evaluati.

Sunt clasificati in functie de risc.

Furnizorii importanti sunt monitorizati.

Exista criterii privind subcontractorii.

Sunt solicitate dovezi relevante.

Contracte

Cerintele de sustenabilitate sunt introduse in contracte.

Sunt definiti indicatorii.

Sunt prevazute mecanisme de monitorizare.

Sunt definite actiuni pentru neconformitati.

Performanta

Sunt monitorizati indicatorii.

Rezultatele sunt raportate.

Sunt analizate rezultatele.

Sunt stabilite actiuni de imbunatatire.

Cum poate fi integrat ISO 20400 cu alte sisteme de management

Principiile achizitiilor sustenabile pot fi integrate cu sistemele de management deja existente in organizatie.

De exemplu, achizitiile pot fi corelate cu:

managementul calitatii;
managementul mediului;
managementul energiei;
sanatatea si securitatea in munca;
managementul riscurilor;
responsabilitatea sociala;
obiectivele ESG;
managementul lantului de aprovizionare.

Avantajul este ca organizatia nu trebuie sa creeze procese complet separate.

Cerintele de sustenabilitate pot fi integrate in procedurile si fluxurile existente.

Factori critici pentru succes

Implementarea este mai eficienta atunci cand:

1. Managementul este implicat.
Sustenabilitatea trebuie sustinuta la nivel decizional.

2. Criteriile sunt masurabile.
Cerintele generale trebuie transformate in criterii verificabile.

3. Abordarea este bazata pe risc.
Resursele trebuie concentrate asupra achizitiilor si furnizorilor cu impact ridicat.

4. Furnizorii sunt implicati.
Achizitiile sustenabile nu pot fi realizate fara colaborarea lantului de aprovizionare.

5. Se utilizeaza date.
Deciziile trebuie sustinute de informatii verificabile.

6. Se urmareste costul ciclului de viata.
Pretul de achizitie nu este intotdeauna cel mai relevant indicator economic.

7. Exista imbunatatire continua.
Criteriile si obiectivele trebuie revizuite periodic.

Concluzie

ISO 20400:2017 ofera organizatiilor un cadru pentru transformarea achizitiilor dintr-o functie orientata predominant catre pret, calitate si livrare intr-o functie care contribuie si la obiectivele de sustenabilitate ale organizatiei.

Implementarea poate incepe gradual, prin identificarea categoriilor cu cel mai mare impact, stabilirea unor criterii clare, evaluarea furnizorilor si integrarea cerintelor de sustenabilitate in documentatiile si contractele de achizitie.

Un sistem matur de achizitii sustenabile trebuie sa acopere intregul ciclu:

Planificare → Identificarea necesitatii → Analiza riscurilor → Definirea cerintelor → Selectia furnizorilor → Contractare → Monitorizare → Evaluare → Imbunatatire continua

Prin aceasta abordare, organizatia poate obtine simultan beneficii economice, reducerea riscurilor, imbunatatirea performantei de mediu si consolidarea responsabilitatii sociale in lantul de aprovizionare.

Nota: Articol original, elaborat pe baza informatiilor publice despre ISO 20400:2017, destinat informarii si intelegerii practice a principiilor managementului achizitiilor sustenabile. Articolul nu reproduce si nu inlocuieste standardul ISO 20400:2017.

by CISEO® Agentia pentru Certificare & Implementare Standarde Europene in Organizatii

www.ciseo.ro

Disclaimer: Articol scris cu suportul AI pentru un mesaj simplu si clar, pe intelesul tuturor.

It was useful for you? Share it if you LIKE it!