Stiri

ISO 21502:2020 Ghid pentru managementul de proiect

/în

ISO 21502 este standardul international care ofera indrumari clare pentru initierea, planificarea, implementarea, controlul si inchiderea proiectelor, cu accent pe managementul riscului, al partilor interesate si al schimbarii organizationale — cele trei zone care decid, de cele mai multe ori, succesul sau eșecul unui proiect.

  1. Ce inseamna ISO 21502

ISO 21502 „Project, programme and portfolio management — Guidance on project management” este ghidul international de bune practici pentru managementul de proiect, relevant la nivel mondial.

Standardul a fost publicat in anul 2020, fiind prima editie.

ISO 21502:2020 se concentreaza asupra managementului proiectelor si nu ofera orientari pentru managementul programelor sau portofoliilor. ISO 21502 trebuie utilizat in contextul managementului proiectelor, fara a-l confunda cu standardele sau abordarile destinate programelor si portofoliilor.

(Proiect = obiectiv si rezultat specific; Program = coordonarea mai multor proiecte si activitati asociate; Portofoliu = grupare strategica de proiecte, programe si alte initiative.)

ISO 21502:2020 poate fi utilizat de orice tip de organizatie, indiferent de forma de organizare sau domeniul de activitate. Standardul este aplicabil organizatiilor publice, private si organizatiilor cu caracter caritabil.

De asemenea, poate fi aplicat unei game largi de proiecte, indiferent de:

  • scop;
  • metoda de realizare;
  • modelul ciclului de viata;
  • complexitate;
  • dimensiune;
  • cost;
  • durata.

Standardul pune accent pe practicile de management al proiectelor care, in anumite contexte, sunt considerate eficiente si pot contribui la obtinerea unor rezultate bune.

  1. Scopul ISO 21502:2020

Scopul principal al ISO 21502:2020 este de a oferi organizatiilor orientari generale pentru managementul proiectelor.

Standardul poate fi utilizat pentru structurarea si imbunatatirea modului in care sunt:

  • initiate proiectele;
  • planificate activitatile;
  • stabilite responsabilitatile;
  • gestionate resursele;
  • gestionate riscurile;
  • monitorizate rezultatele;
  • controlate modificarile;
  • gestionate comunicarea;
  • coordonate partile interesate;
  • finalizate proiectele.

ISO 21502 nu este limitat la un anumit domeniu industrial si nu impune o singura metoda de management al proiectelor.

Aceasta flexibilitate permite organizatiilor sa adapteze practicile de management la caracteristicile fiecarui proiect.

  1. Cui i se aplica ISO 21502:2020

Standardul este aplicabil oricarei organizatii care desfasoara proiecte.

Poate fi utilizat de:

  • companii private;
  • institutii publice;
  • organizatii non-profit;
  • organizatii caritabile;
  • companii de productie;
  • companii de constructii;
  • companii IT;
  • organizatii din domeniul energetic;
  • organizatii din domeniul infrastructurii;
  • organizatii din domeniul cercetarii;
  • organizatii din domeniul serviciilor.

Nu exista o limita privind dimensiunea proiectului.

Prin urmare, principiile pot fi aplicate atat unui proiect complex de infrastructura, cat si unui proiect intern de dimensiune redusa.

  1. Tipuri de proiecte

ISO 21502:2020 poate fi aplicat proiectelor cu caracteristici foarte diferite.

Exemple:

  • dezvoltarea unui produs nou;
  • implementarea unui sistem informatic;
  • construirea unei cladiri;
  • dezvoltarea unei infrastructuri;
  • implementarea unui sistem de management;
  • reorganizarea unei organizatii;
  • lansarea unui serviciu;
  • implementarea unui proces nou;
  • dezvoltarea unei platforme digitale;
  • proiecte de cercetare;
  • proiecte de transformare organizationala.

Important este ca metodologia sa fie adaptata contextului proiectului.

  1. Abordari diferite pentru realizarea proiectelor

Un element important mentionat de ISO 21502:2020 este faptul ca proiectele pot utiliza diferite abordari de livrare.

Printre acestea se pot regasi:

  • abordarea predictiva;
  • abordarea incrementala;
  • abordarea iterativa;
  • abordarea adaptiva;
  • abordarea hibrida;
  • abordari agile.

Nu exista o singura metoda obligatorie.

Alegerea abordarii trebuie sa tina cont de natura proiectului, nivelul de incertitudine, complexitate, cerintele beneficiarului si caracteristicile rezultatelor asteptate.

  1. Abordarea predictiva

In cadrul unei abordari predictive, activitatile si rezultatele sunt planificate intr-o masura mai mare inainte de executie.

Aceasta abordare poate fi potrivita atunci cand:

  • cerintele sunt relativ stabile;
  • rezultatul este bine definit;
  • modificarile sunt limitate;
  • exista un nivel redus de incertitudine;
  • proiectul poate fi planificat in detaliu.

Exemple pot fi anumite proiecte de constructii sau proiecte tehnice cu specificatii clar definite.

  1. Abordarea iterativa

In cadrul unei abordari iterative, rezultatele sunt dezvoltate progresiv prin repetarea unor cicluri de lucru.

Dupa fiecare iteratie pot fi analizate rezultatele si pot fi ajustate activitatile urmatoare.

Aceasta abordare poate fi utila atunci cand:

  • cerintele se clarifica pe parcurs;
  • exista incertitudine;
  • feedback-ul beneficiarului este important;
  • produsul este dezvoltat progresiv.

  1. Abordarea incrementala

Abordarea incrementala presupune realizarea rezultatului prin adaugarea succesiva de componente sau functionalitati.

Astfel, proiectul poate livra valoare in mai multe etape.

Aceasta metoda poate fi potrivita pentru proiecte in care beneficiarul poate utiliza partial rezultatele inainte de finalizarea intregului proiect.

  1. Abordarea adaptiva si Agile

Abordarea adaptiva este utila atunci cand mediul proiectului este caracterizat de incertitudine si schimbare.

Metodele Agile pot fi utilizate in astfel de contexte, in special in proiecte in care:

  • cerintele se modifica frecvent;
  • feedback-ul este permanent;
  • produsul este dezvoltat progresiv;
  • prioritatile pot fi schimbate.

ISO 21502:2020 recunoaste faptul ca abordari precum Agile pot fi utilizate in managementul proiectelor.

  1. Abordarea hibrida

O abordare hibrida combina elemente din mai multe metode.

De exemplu, un proiect poate utiliza:

  • planificare predictiva pentru buget si infrastructura;
  • metode Agile pentru dezvoltarea software;
  • livrare incrementala pentru componentele produsului.

Aceasta flexibilitate permite organizatiei sa utilizeze metode diferite pentru parti diferite ale aceluiasi proiect.

  1. Ciclul de viata al proiectului

Un proiect are o durata limitata si trece prin diferite etape.

In functie de natura proiectului, ciclul de viata poate include:

  1. Initiere;
  2. Planificare;
  3. Executie;
  4. Monitorizare si control;
  5. Inchidere.

In practica, ciclul poate fi mai complex si poate contine mai multe faze.

ISO 21502 permite adaptarea ciclului de viata in functie de proiect.

  1. Initierea proiectului

Initierea reprezinta etapa in care este stabilit cadrul proiectului.

Pot fi definite:

  • scopul;
  • obiectivele;
  • rezultatele asteptate;
  • beneficiarii;
  • sponsorul;
  • managerul de proiect;
  • echipa;
  • principalele constrangeri;
  • principalele riscuri;
  • resursele initiale;
  • criteriile de succes.

O initiere clara reduce riscul aparitiei unor interpretari diferite asupra scopului proiectului.

  1. Definirea obiectivelor

Obiectivele trebuie sa fie clare si sa permita evaluarea rezultatelor.

Un obiectiv poate descrie:

  • ce trebuie realizat;
  • pentru cine;
  • pana cand;
  • cu ce resurse;
  • in ce conditii;
  • care este rezultatul asteptat.

Este recomandata evitarea obiectivelor prea generale.

De exemplu:

Obiectiv slab definit:

„Imbunatatirea sistemului IT.”

Obiectiv mai clar:

„Implementarea noului sistem IT pana la data stabilita, cu functionalitatile aprobate si cu instruirea utilizatorilor finalizata.”

  1. Planificarea proiectului

Planificarea stabileste modul in care obiectivele vor fi atinse.

Poate include:

  • activitati;
  • responsabilitati;
  • termene;
  • resurse;
  • buget;
  • riscuri;
  • comunicare;
  • achizitii;
  • calitate;
  • criterii de acceptare;
  • managementul schimbarilor.

Planul trebuie sa fie suficient de detaliat pentru a permite coordonarea si monitorizarea proiectului.

Nivelul de detaliere trebuie adaptat complexitatii proiectului.

  1. Managementul domeniului proiectului

Domeniul proiectului defineste ceea ce trebuie si ceea ce nu trebuie realizat.

Managementul domeniului este important pentru prevenirea:

  • extinderii necontrolate a proiectului;
  • activitatilor neplanificate;
  • cresterii costurilor;
  • intarzierilor;
  • conflictelor intre parti interesate.

Modificarile domeniului trebuie evaluate inainte de aprobare.

  1. Managementul timpului

Managementul timpului presupune stabilirea si monitorizarea termenelor.

Organizatia poate utiliza:

  • planificari;
  • grafice Gantt;
  • repere;
  • termene intermediare;
  • dependente intre activitati;
  • indicatori de progres.

Managerul de proiect trebuie sa identifice din timp activitatile care pot afecta termenul final.

  1. Managementul costurilor

Costurile proiectului trebuie planificate si monitorizate.

Bugetul poate include:

  • personal;
  • echipamente;
  • materiale;
  • servicii;
  • subcontractori;
  • transport;
  • software;
  • licente;
  • costuri administrative;
  • rezerve.

Pe parcursul proiectului, costurile reale trebuie comparate cu bugetul aprobat.

  1. Managementul resurselor

Proiectele depind de resurse suficiente si adecvate.

Resursele pot include:

  • persoane;
  • echipamente;
  • materiale;
  • infrastructura;
  • informatii;
  • tehnologie;
  • spatii;
  • buget.

Responsabilitatile trebuie stabilite clar pentru fiecare activitate importanta.

  1. Managementul riscurilor

Riscurile reprezinta o componenta importanta a managementului proiectelor.

Organizatia trebuie sa identifice:

  • riscurile tehnice;
  • riscurile financiare;
  • riscurile de timp;
  • riscurile de resurse;
  • riscurile contractuale;
  • riscurile operationale;
  • riscurile externe.

Pentru fiecare risc relevant pot fi stabilite:

  • probabilitatea;
  • impactul;
  • nivelul de risc;
  • responsabilul;
  • masurile preventive;
  • planul de raspuns;
  • actiunile de monitorizare.

  1. Managementul partilor interesate

Partile interesate pot influenta proiectul sau pot fi afectate de rezultatele acestuia.

Acestea pot include:

  • clientul;
  • beneficiarii;
  • managementul;
  • angajatii;
  • furnizorii;
  • subcontractorii;
  • autoritatile;
  • utilizatorii finali;
  • partenerii;
  • comunitatea.

Este important ca partile interesate relevante sa fie identificate si implicate in mod corespunzator.

  1. Managementul comunicarii

Comunicarea este esentiala pentru succesul proiectului.

Trebuie stabilite:

  • ce informatii sunt comunicate;
  • cui;
  • cand;
  • prin ce canal;
  • cine este responsabil;
  • cum sunt pastrate informatiile.

Pot fi utilizate:

  • sedinte;
  • rapoarte;
  • emailuri;
  • platforme de colaborare;
  • dashboard-uri;
  • rapoarte de progres.

  1. Managementul calitatii

Proiectul trebuie sa produca rezultate care indeplinesc cerintele stabilite.

Pentru aceasta trebuie definite:

  • criterii de acceptare;
  • cerinte;
  • metode de verificare;
  • responsabilitati;
  • controale;
  • teste;
  • actiuni corective.

Calitatea trebuie integrata in proiect de la inceput si nu verificata doar la final.

  1. Managementul modificarilor

Modificarile sunt frecvente in proiecte.

O solicitare de modificare trebuie analizata din perspectiva impactului asupra:

  • domeniului;
  • timpului;
  • costului;
  • calitatii;
  • resurselor;
  • riscurilor;
  • beneficiarilor.

Modificarile importante trebuie aprobate inainte de implementare.

  1. Managementul furnizorilor si achizitiilor

Unele proiecte necesita achizitia de:

  • materiale;
  • echipamente;
  • servicii;
  • software;
  • lucrari;
  • consultanta;
  • resurse externe.

Achizitiile trebuie corelate cu planul proiectului.

Furnizorii trebuie selectati si monitorizati in functie de cerintele proiectului.

  1. Monitorizarea si controlul proiectului

Monitorizarea presupune compararea situatiei reale cu planul aprobat.

Pot fi urmariti:

  • progresul;
  • costurile;
  • termenele;
  • calitatea;
  • riscurile;
  • problemele;
  • modificarile;
  • performanta furnizorilor.

Atunci cand apar abateri, trebuie stabilite actiuni corective.

  1. Managementul problemelor

O problema este o situatie care exista deja si necesita o actiune.

Exemple:

  • intarzierea unui furnizor;
  • lipsa unei resurse;
  • defectarea unui echipament;
  • neindeplinirea unei cerinte;
  • aparitia unui conflict;
  • depasirea bugetului.

Problemele trebuie inregistrate, analizate si tratate in functie de importanta lor.

  1. Managementul documentelor si informatiilor

Informatiile proiectului trebuie gestionate astfel incat sa fie:

  • disponibile persoanelor autorizate;
  • corecte;
  • actualizate;
  • identificabile;
  • protejate.

Documentele pot include:

  • planul proiectului;
  • registre;
  • rapoarte;
  • contracte;
  • procese-verbale;
  • aprobari;
  • rezultate ale testelor;
  • documente de acceptare;
  • rapoarte finale.

  1. Inchiderea proiectului

Un proiect trebuie inchis formal.

Inchiderea poate include:

  • verificarea indeplinirii obiectivelor;
  • acceptarea rezultatelor;
  • inchiderea contractelor;
  • inchiderea financiara;
  • eliberarea resurselor;
  • arhivarea documentelor;
  • analiza rezultatelor;
  • identificarea lectiilor invatate.

Lectiile invatate trebuie utilizate pentru imbunatatirea proiectelor viitoare.

  1. Managementul beneficiilor

Un proiect nu trebuie analizat numai prin prisma livrabilelor.

Este important sa se analizeze daca rezultatele proiectului produc beneficiile asteptate.

Exemple:

  • reducerea costurilor;
  • cresterea productivitatii;
  • cresterea satisfactiei clientilor;
  • reducerea timpului de procesare;
  • cresterea calitatii;
  • cresterea veniturilor;
  • reducerea riscurilor.

Astfel, succesul proiectului poate fi analizat dincolo de respectarea termenului si bugetului.

  1. ISO 21502 si managementul programelor si portofoliilor

ISO 21502:2020 se concentreaza asupra managementului proiectelor.

Documentul nu ofera orientari pentru managementul programelor sau portofoliilor.

Prin urmare:

Proiect = obiectiv si rezultat specific

Program = coordonarea mai multor proiecte si activitati asociate

Portofoliu = grupare strategica de proiecte, programe si alte initiative

ISO 21502 trebuie utilizat in contextul managementului proiectelor, fara a-l confunda cu standardele sau abordarile destinate programelor si portofoliilor.

  1. Beneficiile utilizarii ISO 21502:2020

Aplicarea principiilor ISO 21502 poate ajuta organizatia sa obtina:

  • o structura mai clara a proiectelor;

  • responsabilitati bine definite;

  • o mai buna planificare;

  • control mai bun al termenelor;

  • control mai bun al costurilor;

  • gestionarea sistematica a riscurilor;

  • comunicare mai eficienta;

  • implicarea partilor interesate;

  • controlul modificarilor;

  • imbunatatirea calitatii;

  • documentarea deciziilor;

  • acumularea lectiilor invatate.

  1. Implementarea ISO 21502 intr-o organizatie

Pentru implementare se poate urma un proces etapizat.

Etapa 1 – Evaluarea situatiei existente

Se analizeaza modul in care organizatia gestioneaza proiectele in prezent.

Etapa 2 – Definirea metodologiei

Se stabileste metodologia interna de management al proiectelor.

Etapa 3 – Definirea rolurilor

Se stabilesc:

  • sponsorul;
  • managerul de proiect;
  • echipa;
  • responsabilii de activitati;
  • partile interesate.

Etapa 4 – Definirea proceselor

Se stabilesc procese pentru:

  • initiere;
  • planificare;
  • executie;
  • monitorizare;
  • control;
  • inchidere.

Etapa 5 – Dezvoltarea documentelor

Se creeaza:

  • fisa proiectului;
  • planul proiectului;
  • registrul riscurilor;
  • registrul problemelor;
  • registrul modificarilor;
  • planul de comunicare;
  • raportul de progres;
  • raportul final.

Etapa 6 – Instruirea personalului

Persoanele implicate trebuie instruite in metodologia adoptata.

Etapa 7 – Implementarea pilot

Metodologia trebuie testata pe unul sau mai multe proiecte.

Etapa 8 – Evaluarea

Se analizeaza rezultatele si dificultatile.

Etapa 9 – Imbunatatirea

Metodologia este ajustata pe baza experientei acumulate.

  1. Documente recomandate

O organizatie poate dezvolta urmatoarele documente:

  1. Politica de management al proiectelor.
  2. Procedura de management al proiectelor.
  3. Fisa de initiere a proiectului.
  4. Business case.
  5. Carta proiectului.
  6. Planul proiectului.
  7. Planul de comunicare.
  8. Planul de resurse.
  9. Registrul riscurilor.
  10. Registrul problemelor.
  11. Registrul modificarilor.
  12. Registrul partilor interesate.
  13. Planificarea proiectului.
  14. Raportul periodic de progres.
  15. Raportul de performanta.
  16. Procesul-verbal de acceptare.
  17. Raportul de inchidere.
  18. Registrul lectiilor invatate.

  1. Checklist pentru managerul de proiect

Initiere

  • Scopul proiectului este definit.
  • Obiectivele sunt stabilite.
  • Beneficiarii sunt identificati.
  • Sponsorul este desemnat.
  • Managerul de proiect este desemnat.
  • Partile interesate sunt identificate.

Planificare

  • Domeniul este definit.
  • Activitatile sunt planificate.
  • Termenele sunt stabilite.
  • Bugetul este aprobat.
  • Resursele sunt disponibile.
  • Riscurile sunt evaluate.
  • Comunicarea este planificata.
  • Criteriile de calitate sunt stabilite.

Executie

  • Activitatile sunt realizate conform planului.
  • Resursele sunt monitorizate.
  • Furnizorii sunt monitorizati.
  • Problemele sunt gestionate.
  • Modificarile sunt controlate.

Monitorizare

  • Progresul este raportat.
  • Costurile sunt monitorizate.
  • Termenele sunt monitorizate.
  • Riscurile sunt actualizate.
  • Calitatea este verificata.
  • Partile interesate sunt informate.

Inchidere

  • Rezultatele sunt acceptate.
  • Obiectivele sunt evaluate.
  • Contractele sunt inchise.
  • Documentele sunt arhivate.
  • Lectiile invatate sunt inregistrate.
  • Raportul final este aprobat.

Concluzie

ISO 21502:2020 ofera un cadru flexibil pentru managementul proiectelor si poate fi utilizat de organizatii foarte diferite, indiferent de domeniu, dimensiune, complexitate, durata sau costul proiectelor.

Un avantaj important este faptul ca standardul nu impune o singura metoda de lucru. Organizatia poate utiliza abordari predictive, incrementale, iterative, adaptive, hibride sau Agile, in functie de caracteristicile proiectului.

Implementarea eficienta presupune mai mult decat utilizarea unor formulare. Este necesara crearea unui sistem coerent in care proiectele sa fie initiate, planificate, executate, monitorizate si inchise intr-un mod controlat.

Fluxul general poate fi sintetizat astfel:

Initiere → Planificare → Executie → Monitorizare si control → Acceptare → Inchidere → Lectii invatate → Imbunatatire

Prin adoptarea unei astfel de abordari, organizatia poate creste predictibilitatea proiectelor, poate imbunatati gestionarea riscurilor si resurselor si poate crea un mod unitar de lucru pentru proiectele sale.

Afla incepand de aici cum poti sa devii sau sa ai in organizatia ta experti certificati in acest domeniu:

Cursuri pentru Instruire & Certificare profesionala: https://ciseo.ro/servicii/cursuri-iso-21502/

Nota: Articol original, elaborat pe baza informatiilor publice despre ISO 21502:2020, destinat informarii si intelegerii practice a principiilor managementului proiectelor. Articolul nu reproduce si nu inlocuieste standardul ISO 21502:2020.

by CISEO® Agentia pentru Certificare & Implementare Standarde Europene in Organizatii

www.ciseo.ro

Disclaimer: Articol scris cu suportul AI pentru un mesaj simplu si clar, pe intelesul tuturor.

It was useful for you? Share it if you LIKE it!