„Cum obtin rapid un certificat ISO?”

Înainte să întrebi cum obții rapid un certificat ISO, întreabă-te dacă organizația ta respectă cu adevărat cerințele

„Cum obțin rapid un certificat ISO?”

Este una dintre întrebările pe care le aud frecvent antreprenorii, managerii și responsabilii de achiziții atunci când apare o cerință într-o licitație, într-un contract sau într-o procedură de calificare a furnizorilor.

Și este o întrebare legitimă.

Certificarea ISO poate fi importantă pentru accesul la anumite contracte, pentru participarea la licitații, pentru relația cu partenerii sau pentru consolidarea credibilității unei companii. Problema apare atunci când certificatul devine obiectivul final, iar respectarea reală a cerințelor, instruirea angajaților și dezvoltarea competențelor rămân pe plan secund.

Un certificat ISO nu ar trebui să fie doar un document pe care îl atașezi unei oferte.

Ar trebui să fie rezultatul firesc al unui mod de lucru bine organizat.

Certificatul ISO este dovada unui sistem, nu înlocuitorul sistemului

Standardele ISO stabilesc cerințe și principii care ajută organizațiile să își controleze procesele, să gestioneze riscurile, să îmbunătățească performanța și să demonstreze că își desfășoară activitatea într-un mod controlat.

De aceea, întrebarea „Cum obțin rapid certificatul ISO?” ar trebui înlocuită cu o serie de întrebări mult mai importante:

Cum ne asigurăm că respectăm cu adevărat cerințele aplicabile?
Cum știm că procesele noastre funcționează așa cum trebuie?
Cum instruim oamenii din echipă?
Cum demonstrăm că angajații au competențele necesare pentru activitățile pe care le desfășoară?
Cum identificăm și corectăm neconformitățile?
Cum măsurăm dacă sistemul nostru de management produce rezultatele așteptate?
Cum ne asigurăm că ceea ce este scris în proceduri se întâmplă și în realitate?

Acestea sunt întrebările care construiesc o organizație pregătită pentru certificare.

ISO nu înseamnă „să avem niște documente”

Una dintre cele mai frecvente abordări greșite este aceea de a privi implementarea unui standard ISO ca pe un proiect predominant birocratic.

Se redactează proceduri. Se pregătesc formulare. Se creează registre. Se organizează documentele.

Apoi apare întrebarea: „Avem tot ce ne trebuie pentru audit?”

Dar auditul nu ar trebui să fie momentul în care descoperim dacă organizația noastră funcționează conform cerințelor.

Un sistem de management eficient trebuie să existe în activitatea de zi cu zi, nu doar într-un dosar.

Dacă procedura spune că angajații trebuie instruiți, trebuie să existe un proces real de identificare a nevoilor de instruire, planificare, desfășurare și evaluare a eficienței instruirii.

Dacă organizația declară că anumite activități pot fi realizate numai de persoane competente, trebuie să existe criterii clare pentru competență și dovezi că acestea sunt îndeplinite.

Dacă există un proces de control al furnizorilor, acesta trebuie aplicat efectiv, nu doar descris într-o procedură.

Competența angajaților nu este o formalitate

Unul dintre elementele care pot face diferența între un sistem de management implementat doar pentru certificare și unul care funcționează în mod real este modul în care organizația tratează competența oamenilor.

În practică, este relativ simplu să existe un tabel cu instruirile efectuate sau câteva certificate de participare la cursuri.

Mult mai important este să poți răspunde la întrebarea:

„De unde știm că persoana respectivă este competentă pentru activitatea pe care o desfășoară?”

Competența nu înseamnă întotdeauna un curs sau o diplomă.

În funcție de activitate, aceasta poate fi demonstrată prin studii, experiență, instruire, calificări, evaluări practice, rezultate obținute sau o combinație a acestor elemente.

De aceea, organizația trebuie să știe ce competențe sunt necesare pentru fiecare activitate relevantă și cum se asigură că oamenii care desfășoară acele activități le dețin.

Mai mult decât atât, instruirea nu ar trebui făcută doar pentru a putea prezenta auditorului o listă de participanți.

Trebuie să existe o legătură între nevoia identificată, instruirea realizată și rezultatul urmărit.

Dacă un angajat participă la un curs, întrebarea firească este: ce s-a schimbat în activitatea lui în urma acestei instruiri?

Această perspectivă transformă instruirea dintr-o obligație administrativă într-un instrument real de dezvoltare a organizației.

Ce se întâmplă când certificarea devine singurul obiectiv?

Presiunea de a obține rapid un certificat poate conduce uneori la o abordare de tip „să bifăm cerințele”.

Se pregătesc documentele cât mai repede. Se fac instruiri pentru a exista dovezi. Se completează formulare. Se organizează documentația înainte de audit.

Problema este că un astfel de sistem poate arăta bine pe hârtie și poate fi dificil de susținut în activitatea de zi cu zi.

Iar aici apare una dintre cele mai importante diferențe dintre a avea un certificat și a avea un sistem de management funcțional.

În primul caz, documentele pot deveni obiectivul.

În al doilea caz, documentele sunt instrumente care ajută organizația să își controleze și să își îmbunătățească activitatea.

De exemplu, o procedură privind neconformitățile nu are valoare doar pentru că există.

Valoarea ei apare atunci când organizația identifică problemele, analizează cauzele, stabilește acțiuni și verifică dacă acestea au fost eficiente.

La fel, un audit intern nu ar trebui să fie o repetiție înaintea auditului de certificare.

Ar trebui să fie o ocazie de a identifica din timp ceea ce nu funcționează și de a îmbunătăți procesele.

Auditul nu este examenul pe care trebuie să îl „treci”

Este utilă și schimbarea perspectivei asupra auditului.

Un audit de certificare nu ar trebui privit exclusiv ca un examen în care organizația încearcă să ascundă problemele până după emiterea certificatului.

Un sistem matur presupune tocmai capacitatea de a identifica problemele și de a demonstra că acestea sunt gestionate.

Neconformitățile nu înseamnă automat că un sistem este inutil.

Uneori, ele reprezintă informații valoroase despre modul în care organizația poate deveni mai eficientă.

Important este ce face organizația după ce identifică problema.

O cultură sănătoasă de management nu urmărește să demonstreze că „nu avem nicio problemă”.

Urmărește să demonstreze că știm să identificăm, să analizăm și să corectăm problemele.

Rapid nu înseamnă superficial

Asta nu înseamnă că implementarea unui sistem ISO trebuie să dureze nejustificat de mult.

O organizație care are deja procese bine definite, responsabilități clare, personal competent și practici de management documentate poate ajunge la certificare într-un timp rezonabil.

Diferența o face punctul de la care pornește.

Dacă procesele există și funcționează, efortul poate fi concentrat pe structurarea, documentarea și verificarea lor.

Dacă însă organizația nu are procese clare, angajații nu cunosc responsabilitățile, instruirile nu sunt gestionate, documentele nu sunt controlate, iar activitățile sunt desfășurate predominant „după cum știe fiecare”, problema nu poate fi rezolvată doar prin redactarea unor proceduri.

În acest caz, certificarea ar trebui să fie privită ca destinația unui proces de organizare, nu ca o scurtătură peste acesta.

Întrebarea corectă nu este „Cât de repede?”

Când apare o cerință contractuală sau o oportunitate de participare la o licitație, este firesc să existe presiunea timpului.

Totuși, înainte de a căuta cea mai rapidă cale către certificat, merită făcut un pas înapoi.

Întrebarea ar putea fi:

„Cât de pregătiți suntem, în realitate, pentru certificare?”

De aici pot porni câteva verificări simple:

Procesele organizației sunt clar definite?

Responsabilitățile sunt cunoscute de cei implicați?

Angajații au competențele necesare?

Instruirile sunt planificate și evaluate?

Există dovezi obiective că procesele sunt aplicate?

Neconformitățile sunt identificate și tratate?

Auditurile interne sunt realizate cu scopul de a îmbunătăți sistemul?

Managementul analizează rezultatele și ia decizii pe baza lor?

Obiectivele sunt urmărite și măsurate?

Cerințele legale și alte cerințe aplicabile sunt identificate și gestionate?

Răspunsurile la aceste întrebări spun adesea mai multe despre pregătirea unei organizații decât numărul de proceduri dintr-un biblioraft.

Un certificat poate deschide o ușă. Sistemul trebuie să susțină ceea ce se întâmplă după aceea.

Obținerea certificatului poate fi importantă.

Dar adevărata valoare a unui sistem de management apare după certificare, atunci când acesta trebuie să funcționeze lună de lună, nu doar în perioada în care organizația se pregătește pentru audit.

Angajații trebuie să își cunoască responsabilitățile.

Procesele trebuie monitorizate.

Competențele trebuie dezvoltate.

Riscurile trebuie gestionate.

Neconformitățile trebuie tratate.

Obiectivele trebuie urmărite.

 

Iar managementul trebuie să folosească informațiile disponibile pentru a lua decizii și pentru a îmbunătăți organizația.

De aceea, certificarea nu ar trebui să fie finalul proiectului.

Ar trebui să fie confirmarea faptului că organizația a construit un sistem pe care îl poate menține și dezvolta.

Iar dacă există o întrebare la care merită să răspunzi înainte de „Cum obțin rapid un certificat ISO?”, aceasta este:

„Dacă auditorul ar veni mâine, am putea demonstra nu doar că avem documentele, ci că oamenii noștri cunosc cerințele, au competențele necesare și că procesele descrise funcționează în realitate?”

Dacă răspunsul este „da”, certificarea devine mult mai mult decât o formalitate.

Devine rezultatul firesc al unui mod de lucru deja existent.

Iar dacă răspunsul este „nu”, poate că acesta este exact momentul potrivit pentru a începe nu cu dosarul pentru audit, ci cu organizația însăși.

Cum? Incepeti de aici:

Documentați-vă mai departe despre:

Ce înseamnă Certificarea profesională – https://ciseo.ro/servicii/certificare-profesionala/

Career Pathways / Planuri de Carieră si CUM DEVII EXPERT CERTIFICAT (CERTIFICARE PROFESIONALA VALABILA LA NIVEL INTERNATIONAL / MONDIAL) – https://ciseo.ro/servicii/devino-expert-certificat/

 

Alegeți Certificările Profesionale începând de aici:  https://ciseo.ro/servicii/certificari-profesionale/

 

by CISEO® Agentia pentru Certificare & Implementare Standarde Europene in Organizatii

www.ciseo.ro

Disclaimer: Articol scris cu suportul AI pentru un mesaj simplu si clar, pe intelesul tuturor.

It was useful for you? Share it if you LIKE it!