Pastila CISEO nr. 103 – ISO 18128:2024 – Standardul international pentru evaluarea riscurilor in managementul documentelor (Records Risk Assessment)

CISEO – Pastila Info News Nr. 103

Stiai ca…

…ISO 18128:2024  Standardul international pentru evaluarea riscurilor in managementul documentelor (Records Risk Assessment) este un instrument esential pentru profesionistii in managementul documentelor, auditorii si managerii responsabili de programele de management al riscurilor?

In era digitalizarii accelerate si a cerintelor stricte de conformitate, gestionarea corecta a documentelor si informatiilor devine esentiala pentru orice organizatie. Standardul ISO 18128:2024 ofera un cadru metodologic clar pentru identificarea, analiza si evaluarea riscurilor asociate documentelor si sistemelor de management al acestora.

Publicat in martie 2024 de catre International Organization for Standardization, acest standard reprezinta un instrument esential pentru profesionistii in managementul documentelor, auditorii si managerii responsabili de programele de management al riscurilor.

Acest ghid complet explica ce este ISO 18128:2024, cum functioneaza si de ce devine tot mai important pentru organizatiile moderne care doresc securitate informationala, conformitate si continuitate operationala.

Ce este ISO 18128:2024

ISO 18128:2024 este un standard international care stabileste metode si tehnici pentru evaluarea riscurilor asociate documentelor organizationale (records).

Standardul se concentreaza pe trei obiective principale:

1. Identificarea si documentarea riscurilor asociate documentelor si proceselor de gestionare.
2. Analiza acestor riscuri prin tehnici specifice.
3. Evaluarea nivelului de risc pentru a sprijini deciziile organizationale.

De ce este important managementul riscurilor documentelor

Documentele organizationale reprezinta dovezi ale activitatilor, deciziilor si tranzactiilor unei organizatii. Daca acestea sunt pierdute, compromise sau inaccesibile, consecintele pot fi grave.

Riscurile frecvente includ:

• pierderea datelor
• acces neautorizat la informatii sensibile
• deteriorarea arhivelor fizice
• probleme de conformitate legala
• indisponibilitatea documentelor critice

Standardul ISO 18128 ofera o metodologie sistematica pentru identificarea acestor vulnerabilitati inainte ca ele sa genereze impact major asupra organizatiei.

Cui se adreseaza ISO 18128:2024

Unul dintre avantajele majore ale standardului este aplicabilitatea sa universala.

Poate fi utilizat de:

Organizatii publice si private

Standardul este aplicabil indiferent de:

• dimensiunea organizatiei
• sectorul de activitate
• complexitatea structurii organizationale

Profesionisti in managementul documentelor

Specialistii in records management pot utiliza standardul pentru:

• evaluarea sistemelor existente
• identificarea vulnerabilitatilor
• documentarea riscurilor informationale

Manageri si responsabili de risk management

ISO 18128 este util si pentru:

• managerii de risc
• auditorii interni
• responsabilii de conformitate

Acesta poate fi integrat in programe de management al riscurilor organizationale.

Ce contine standardul ISO 18128:2024

Standardul are aproximativ 27 de pagini si ofera un set structurat de recomandari si metodologii.

Principalele componente sunt:

Metode pentru identificarea riscurilor documentelor

Standardul descrie modalitati prin care organizatiile pot identifica riscuri asociate:

• documentelor
• proceselor de gestionare a documentelor
• sistemelor informatice de arhivare
• controalelor de securitate

Tehnici pentru analiza riscurilor

Analiza riscurilor include evaluarea:

• probabilitatii de aparitie
• impactului asupra organizatiei
• vulnerabilitatilor sistemelor de documente

Prin aceste tehnici, organizatiile pot determina nivelul real de risc.

Ghid pentru evaluarea riscurilor

ISO 18128 ofera recomandari pentru realizarea unei evaluari complete a riscurilor, care include:

• clasificarea riscurilor
• prioritizarea acestora
• documentarea rezultatelor

Ce NU acopera standardul ISO 18128

Un aspect important este ca standardul nu ofera metode specifice pentru reducerea riscurilor.

Motivul este simplu: strategiile de mitigare pot varia semnificativ intre organizatii.

In schimb, standardul se concentreaza pe:

• identificarea riscurilor
• analiza acestora
• evaluarea impactului

Organizatiile pot utiliza ulterior alte standarde sau politici interne pentru gestionarea efectiva a riscurilor.

Cum se aplica ISO 18128 intr-o organizatie

Implementarea standardului implica mai multe etape.

1. Definirea contextului organizational

Primul pas este stabilirea:

• tipurilor de documente existente
• sistemelor de management al documentelor
• cerintelor legale si operationale

2. Identificarea riscurilor

Riscurile pot fi asociate cu:

• procese de creare a documentelor
• stocarea acestora
• accesul si utilizarea documentelor
• arhivarea sau eliminarea lor

3. Analiza riscurilor

Analiza presupune evaluarea:

• probabilitatii de aparitie
• impactului asupra activitatii organizatiei
• nivelului de vulnerabilitate

4. Evaluarea riscurilor

Organizatia trebuie sa stabileasca:

• nivelul acceptabil de risc
• prioritatile de gestionare
• actiunile necesare pentru reducerea riscurilor

Beneficiile implementarii ISO 18128

Implementarea acestui standard aduce numeroase avantaje strategice.

Protectia informatiilor critice

Organizatiile pot identifica vulnerabilitatile din sistemele lor de documente.

Conformitate legala

Managementul corect al documentelor ajuta la respectarea cerintelor legislative.

Continuitate operationala

Documentele esentiale raman disponibile atunci cand sunt necesare.

Imbunatatirea guvernantei informationale

Standardul contribuie la consolidarea politicilor de information governance.

Legatura cu alte standarde ISO

ISO 18128 poate fi integrat cu alte standarde importante din domeniul managementului informatiei si riscurilor.

Printre cele mai relevante se numara:

• ISO 15489 – managementul documentelor
• ISO 31000 – managementul riscurilor
• ISO 27001 – securitatea informatiilor

Prin integrarea acestor standarde, organizatiile pot construi un sistem complet de guvernanta a informatiilor.

Domenii in care ISO 18128 este extrem de util

Standardul este deosebit de valoros in organizatiile unde documentele au o importanta critica.

Exemple:

• institutii publice
• banci si institutii financiare
• companii farmaceutice
• spitale si organizatii medicale
• firme de consultanta si audit
• companii IT

In aceste sectoare, pierderea sau compromiterea documentelor poate avea consecinte legale si financiare majore.

Exemple de riscuri ale documentelor intr-o organizatie

Pentru a intelege mai bine aplicabilitatea standardului, iata cateva exemple concrete.

Pierderea documentelor digitale

Probleme frecvente:

• lipsa backup-ului
• erori de sistem
• atacuri cibernetice

Acces neautorizat la informatii

Acest risc apare atunci cand:

• drepturile de acces nu sunt controlate
• documentele nu sunt clasificate corect

Deteriorarea arhivelor fizice

Documentele pe suport fizic pot fi afectate de:

• umiditate
• incendii
• manipulare necorespunzatoare

Neconformitate cu reglementarile

In multe industrii, documentele trebuie pastrate pentru perioade specifice.

Nerespectarea acestor reguli poate duce la sanctiuni.

Cum ajuta ISO 18128 transformarea digitala

Pe masura ce organizatiile adopta sisteme digitale de gestionare a documentelor, riscurile devin mai complexe.

ISO 18128 ajuta la:

• evaluarea riscurilor in arhive digitale
• gestionarea documentelor electronice
• protectia informatiilor sensibile

Astfel, standardul devine un instrument esential pentru transformarea digitala sigura.

FAQ – Intrebari frecvente despre ISO 18128:2024

Ce este ISO 18128:2024?

Este un standard international care ofera metode si ghiduri pentru evaluarea riscurilor asociate documentelor si proceselor de management al acestora.

Cine poate utiliza acest standard?

Standardul poate fi utilizat de orice organizatie, indiferent de dimensiune sau domeniu, inclusiv de profesionisti in records management, auditori si manageri de risc.

ISO 18128 include metode de reducere a riscurilor?

Nu. Standardul se concentreaza pe identificarea, analiza si evaluarea riscurilor, nu pe strategiile de mitigare.

Cate pagini are standardul?

Standardul are aproximativ 27 de pagini.

Cu ce alte standarde ISO se poate integra?

Se poate integra eficient cu ISO 15489, ISO 31000 si ISO 27001.

Concluzie

Standardul ISO 18128:2024 ofera organizatiilor un cadru clar si eficient pentru evaluarea riscurilor asociate documentelor si sistemelor de management al acestora.

Prin aplicarea metodologiilor descrise in standard, organizatiile pot:

• identifica vulnerabilitati informationale
• proteja documentele critice
• imbunatati procesele de management al riscurilor

Intr-un context in care informatia este una dintre cele mai valoroase resurse ale unei organizatii, adoptarea unui standard dedicat evaluarii riscurilor documentelor devine o investitie strategica.

by CISEO® Agentia pentru Certificare & Implementare Standarde Europene in Organizatii

www.ciseo.ro

Disclaimer: Articol scris cu suportul AI pentru un mesaj simplu si clar, pe intelesul tuturor.

It was useful for you? Share it if you LIKE it!